Waarom VoIP iets voor jou is

De tijden dat bellen nog ging via een bakelieten telefoon bij de buurman liggen inmiddels ver achter ons. De telefoon is niet meer afhankelijk van een vaste telefoonlijn die in de grond ligt.

Ook via het internet kun je inmiddels prima bellen en in veel situaties is dat zelfs handiger en voordeliger dan met de ‘ouderwetse’ telefoon. Het bekendste voorbeeld van digitaal bellen is VoIP, wat staat voor Voice over Internet Protocol. Tegenwoordig gaat het zakelijk in één moeite mee als je gebruik gaat maken van een cloudsysteem (hosted VoIP). Maar wat zijn nu eigenlijk de belangrijkste voordelen? En hoe zit het met de nadelen?

Voordelen:

1. Onbeperkt verbonden

Een regulier telefoonnetwerk is altijd gebonden aan een locatie. Dit in tegenstelling tot VoIP als het in de cloud draait. Hierdoor zijn andere vestigingen of thuiswerkplekken eenvoudig aan dezelfde centrale te koppelen. De beller heeft het niet eens door; ook al zijn die vestigingen 5000 km verderop in het buitenland.

2. Koppeling met de computer

Wordt je gebeld via VoIP, dan is het net als op je mobiele telefoon mogelijk om te zien wie er belt. In de cloud kun je dan een directe koppeling creëren met je CRM systeem waar je
klantgegevens in opgeslagen worden. Op het moment dat een klant je belt met een vraag krijg je direct zijn gegevens te zien. Op die manier kun je snel en doeltreffend reageren op zijn vraag en kan jouw klantenservice efficiënter werken.

3. Bellen met een softphone

Mobiel bellen doe je altijd via een telefoonnummer dat gekoppeld is aan je simkaart. Bij VoIP kan dat ook met een zogeheten softphone: een softwarematig telefoontoestel, dat geïnstalleerd kan worden op een pc, tablet of smartphone. Omdat het signaal digitaal is kun je via een app makkelijk gesprekken voeren, waarbij de ontvanger alleen het bedrijfsnummer ziet. Zo ben je overal bereikbaar via hetzelfde telefoonnummer.

4. Uitgebreide mogelijkheden

Keuzemenu, wachtmuziek, doorkiesmogelijkheden, vakantiemeldingen, voicemail via de e-mail en dag- en nachtschema`s. Vrijwel alles is mogelijk zonder de noodzaak om een dure zakelijke telefooncentrale aan te schaffen. Tevens is het heel eenvoudig om meerdere telefoonnummers te koppelen aan een enkele centrale, zodat het lijkt alsof je vestigingen door het hele land bezit (020, 030, 040, 050).

5. Altijd bereikbaar

Omdat het systeem via de cloud werkt, blijf je bereikbaar wanneer er een internetstoring op kantoor is. Het is eenvoudig in te stellen dat bij het ontbreken van gekoppelde telefoontoestellen de gesprekken worden doorverbonden naar een mobiel nummer.

6. Schaalbaar

VoIP via de cloud is goed schaalbaar; van een paar tot wel honderden aansluitingen; hiervoor zijn vrijwel geen investeringen in de telefooninfrastructuur nodig. Slechts nieuwe toestellen en een goede internetverbinding zijn noodzakelijk.

Nadelen:

1. Minder goedkoop dan het lijkt

Veel mensen denken bij VoIP aan goedkoop bellen via het internet. Maar kosten hangen sterk af van jouw gebruik en wensen. Bij een telefoonnetwerk betaal je een eenmalig bedrag om het systeem aan te leggen en zijn er verder bel- en aansluitkosten. Bij hosted VoiP betaal je een maandelijks bedrag per telefoon, ongeveer 7,50 euro. Heb je 20 toestellen dan is dat 150 euro per maand. Aangezien bellen steeds goedkoper wordt, moet je jezelf afvragen wat voor jouw situatie voordelig is. Zeker als je alleen maar wilt bellen en verder niets.

2. Switchen op je telefoon

Gebruik je VoIP op je smartphone, via de eerder genoemde app, dan is dat vaak flink wennen. Je telefoon vraagt namelijk met welk nummer je een gesprek wilt voeren. Gelukkig kun je veel instellen. Bijvoorbeeld dat je tijdens kantooruren standaard met je zakelijke nummer belt en daarbuiten mobiel.

3. Snelle technologische veranderingen

De cloud van nu is niet dezelfde als die van drie jaar geleden en over een paar jaar werkt hij waarschijnlijk weer heel anders. Koppelingen naar applicaties, zoals CRM en ERP, worden regelmatig automatisch geüpdatet, waardoor veranderingen heel snel kunnen gaan. Ben je op zoek naar alleen goedkoop bellen, dan is de voortdurende investering zonder meer een nadeel. Wil je echter technologisch voorop lopen, dan is VoIP via de cloud juist ideaal.