ZZP’ers inhuren: houd controle over je gegevens met de cloud

Uw bedrijf maakt vast gebruik van ZZP’ers. Ze bieden namelijk een oplossing voor situaties waarbij wel specifieke kennis of kunde nodig is, maar waar niet zoveel werk is dat je daar iemand voor in dienst wil nemen.

Uw bedrijf maakt vast gebruik van ZZP’ers. Ze bieden namelijk een oplossing voor situaties waarbij wel specifieke kennis of kunde nodig is, maar waar niet zoveel werk is dat je daar iemand voor in dienst wil nemen. Ze zijn dus waardevol, maar veroorzaken tegelijkertijd ook risico’s. Bijvoorbeeld als het gaat om de ingevoerde AVG. In veel situaties moet je ZZP’ers inzage geven in de aanwezige persoonsgegevens, zonder dat je vervolgens controle hebt over wat ze daar mee doen. Hoe zorg je er als bedrijf voor dat je ZZP’ers kunt inhuren én tegelijkertijd controle houdt over je persoonsgegevens?

Geen controle

Ook ZZP'ers zijn gebonden aan de regels van de AVG en moeten op een verantwoorde manier met de gegevens omgaan. Het punt is wel dat veel ZZP’ers niet de voorzieningen hebben om al die data vervolgens goed op te slaan en te kunnen beheren. Krijg je als opdrachtgever bijvoorbeeld een verwijderingsverzoek, en zijn die gegevens ook in bezit van een ZZP’er? Dan kun je hem hooguit vriendelijk vragen om ze te verwijderen. Maar controle heb je daar niet over.

Verwerkingsovereenkomst

Natuurlijk is het mogelijk om dat met het nodige papierwerk af te dekken. Veel bedrijven tekenen al een Non-Disclosure Agreement met hun ZZP’ers, en ook een verwerkingsovereenkomst biedt extra zekerheid. Daarin spreek je af hoe de ZZP’er met de persoonsgegevens om moet gaan die hij van zijn opdrachtgever ter beschikking krijgt. Verder kun je ook zaken regelen over de beveiliging van de gegevens en het mogelijke verwijderen van data.

Online delen

Voor nog meer zekerheid is het mogelijk om technisch het nodige te regelen. De cloud is ideaal als het gaat om het selectief delen van informatie, waar je vervolgens de controle over kan houden. Denk daarbij aan het gebruik van licenties, bijvoorbeeld voor het gebruik van Sharepoint, of een extra e-mailbox die alleen voor de communicatie tussen opdrachtgever en de ZZP’er wordt gebruikt. Op het moment dat de ZZP’er gebruik maakt van de online omgeving van de opdrachtgever, kun je persoonsgegevens én makkelijk én gericht delen. Op het moment dat de samenwerking stopt, kun je de licentie ook direct weer opheffen en heeft hij/zij geen toegang meer tot de gegevens. In een verwerkingsovereenkomst kun je specifiek afspreken in hoeverre de gegevens ook buiten de cloud gebruikt mogen worden. Op deze manier kun je als opdrachtgever gewoon je ZZP’ers blijven inhuren, met een maximale controle over je persoonsgegevens.

Wil je meer weten over de mogelijkheden om gegevens via de cloud met ZZP’ers te delen? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.