Videovergaderen in teamverband

Door het Coronavirus is videovergaderen in een enorme stroomversnelling terecht gekomen. Binnen enkele weken raakten veel medewerkers gewend aan Zoom, Teams of Google Meet. Langzaamaan beginnen bedrijven terug te keren naar vergaderen zoals voorheen; waarbij meerdere personen plaatsnemen aan een tafel.

De afgelopen maanden heeft Netsupport verschillende producten getest om dit te faciliteren voor onze klanten. Hierbij zijn we tot de conclusie gekomen dat veel producten op de markt niet voldoende functioneren. Problemen met het beeld of geluid (afspelen of microfoon) zijn meer regel dan uitzondering. Een product waar we wel enthousiast over zijn is Poly Studio.

Voordat we meer over de mogelijkheden van deze software vertellen, eerst een korte toelichting over video vergaderen in teamverband. Wij maken onderscheid in twee vormen van vergaderen;

• via een persoonlijke account (basis oplossing)
• via een ‘room’ (luxe oplossing)

Basis oplossing
Onze meeste klanten gebruiken Microsoft Teams of Zoom. Via een persoonlijk account kan je anderen uitnodigen, of ontvang je een uitnodiging van iemand anders voor een vergadering. Met een webcam en headset, of een laptop waarbij dit is ingebouwd, kun je eenvoudig deelnemen aan een meeting.

Eén van onze ICT specialisten koppelt een grote speaker, microfoon en intelligente webcam aan elkaar. Hierna zorgen wij ervoor dat jouw hele team in beeld komt en kan deelnemen aan een vergadering. Personen kunnen alleen meedoen via een persoonlijke uitnodiging van jouw account. Dankzij de Poly Studio kan je met maximaal 10 personen in een ruimte tegelijkertijd vergaderen.

De slimme software zorgt ervoor dat er automatisch wordt ingezoomd op degene die spreekt, volgt eventueel de spreker die door de ruimte loopt en filtert automatisch ongewenste achtergrondgeluiden weg. Video vergaderen v2.0. 

Je vergadert al in groepen voor € 799,- ex BTW.

Luxe oplossing
Deze vorm wordt vooral gebruikt voor speciale vergaderruimtes. Om deel te nemen aan een meeting wordt de complete vergaderruimte uitgenodigd. (Met Microsoft Teams is hier een aparte licentie voor nodig van € 12,70 per maand). In de ruimte is een aparte tablet aanwezig waarmee de videovergadering wordt beheerd. Hierbij is geen laptop in de vergaderruimte nodig. De prijzen van dit soort oplossingen beginnen vanaf ongeveer 2.000 euro exclusief BTW.

Videodisplay
Aan welke eisen een beeldscherm moet voldoen, is sterk afhankelijk van de ruimte waar de vergadering wordt gehouden. De meeste moderne tv-schermen zijn helder genoeg om overdag te worden gebruikt. Bij veel direct licht is een professioneel display noodzakelijk, omdat de reflectie hinderlijk kan zijn voor de deelnemers. Wij adviseren 50 – 55 inch displays wat voldoende is voor 10-12 aanwezigen. Het scherm wordt aangesloten via HDMI of WIDI (Wireless Display).